In un’epoca in cui le comunicazioni scritte con un italiano formale passano in gran parte attraverso la posta elettronica, la cura con cui ci si rivolge all’interlocutore in una e-mail o in una lettera è ancora fondamentale, soprattutto nei contesti settoriali e professionali. Aprire una comunicazione con il tono giusto è un atto di rispetto e competenza linguistica: conoscere le regole e le consuetudini dell’italiano scritto è quindi indispensabile.
Come iniziare un’e-mail secondo le norme dell’italiano formale
Uno dei nodi più comuni è la scelta della formula iniziale. Spesso ci si chiede: è corretto scrivere Egregio solo per gli uomini e Gentile solo per le donne? Oppure si possono usare entrambi gli aggettivi con entrambi i generi? Secondo quanto affermato da linguisti e studiosi dell’uso formale della lingua italiana, non vi è alcuna regola che imponga una corrispondenza esclusiva tra Egregio e uomini e Gentile e donne. Entrambi gli aggettivi si possono usare con entrambi i generi: sono, quindi, corrette formule come Egregia dottoressa Rossi oppure Gentile avvocato Bianchi.
La scelta dell’aggettivo iniziale dipende più dal tono e dalla natura della relazione tra chi scrive e chi riceve il messaggio. Se ci si trova in un contesto particolarmente formale o istituzionale — ad esempio nel caso di lettere commerciali, burocratiche o rivolte a figure apicali di enti e aziende — è preferibile usare Egregio o Egregia. Questo registro è indicato anche quando si scrive a sconosciuti o a destinatari con cui non si ha confidenza.
Nel caso di lettere indirizzate non a persone fisiche ma a enti, istituzioni o aziende, la formula corretta è Spettabile, spesso abbreviata in Spett. o Spett.le. È quindi corretto scrivere Spett.le Ufficio del Personale oppure Spett. Direzione Marketing.
Altri aggettivi come Illustre, Esimio o Pregiato sono oggi in gran parte desueti. Illustre è ancora usato, ma in occasioni estremamente solenni o per interlocutori che rivestono cariche di grande prestigio accademico, giuridico o istituzionale. Esimio e Pregiato sono ormai caduti in disuso nell’uso quotidiano e professionale, anche se resistono nelle forme superlative come Pregiatissimo, tipiche di formule particolarmente formali del passato. Ancora in uso invece è Chiarissimo (e la rispettiva forma femminile Chiarissima), utilizzato nei confronti dei docenti universitari — ad esempio Chiar.mo Prof. Verdi.
Nel mondo contemporaneo, caratterizzato da una comunicazione più fluida e meno ingessata, si consiglia l’uso di Gentile, aggettivo che si presta a molteplici contesti. È adeguato sia per lettere formali sia per comunicazioni di tono meno ufficiale, ed è applicabile indifferentemente a uomini e donne. È più formale rispetto a Caro o Cara, che presuppongono un certo grado di confidenza tra mittente e destinatario.
Dal punto di vista grafico, è accettabile sia scrivere le formule per esteso sia abbreviarne la forma. Si trovano quindi versioni come Egr. Dott. Rossi, Gent. Avv. Verdi oppure Gent.le Prof.ssa Neri. L’importante è mantenere coerenza stilistica nel corso della lettera: se si sceglie l’abbreviazione, la si usi per tutta la comunicazione.
Attenzione anche all’uso dei superlativi. Forme come Egregissimo o Egregissima sono oggi utilizzate solo con tono ironico o scherzoso e dovrebbero essere evitate in lettere serie. Diversamente, Gentilissimo e Gentilissima restano forme lecite e ancora in uso, specie nelle comunicazioni più rispettose. Le loro abbreviazioni, Gent.mo, Gent.ma, Gent.mi, Gent.me, sono corrette e comunemente accettate.
Un punto particolarmente importante riguarda la punteggiatura. L’apertura della lettera — ad esempio Gentile Professoressa, — va intesa come vocativo. Deve quindi essere seguita da una virgola e poi si va a capo. Ecco un esempio corretto:
Gentile professoressa,
le scrivo per ringraziarla della sua cortese disponibilità.
Va notato che si può scrivere professoressa con la minuscola iniziale oppure con la maiuscola (Professoressa), ma in generale la maiuscola è obbligatoria solo con titoli di rilievo istituzionale come Presidente, Ministro, Sindaco, Prefetto e simili. Per gli altri titoli professionali, l’uso della maiuscola iniziale è facoltativo, anche se spesso adoperato per rispetto.
Inoltre, per i pronomi di cortesia (le/Le, sua/Sua, la/La, anche all’interno di parole come ringraziarla/ringraziarLa), è ammesso l’uso della cosiddetta “maiuscola reverenziale”. Tuttavia, una volta scelto uno stile — tutto minuscolo o tutto maiuscolo per questi pronomi — è necessario mantenerlo per tutta la lettera: alternare maiuscole e minuscole all’interno dello stesso testo è scorretto e denota scarsa attenzione.
Cortesia e linguaggio formale
Infine, è bene ricordare il monito di Luigi Einaudi, presidente della Repubblica tra il 1948 e il 1955, che ammoniva contro l’abuso delle maiuscole. Scriveva: “Le maiuscole si devono usare esclusivamente per i nomi di luoghi e di persone fisiche e giuridiche […]. In italiano una pagina di stampa con maiuscole inutili è un pugno negli occhi.” Questo principio di sobrietà è ancora valido e utile: evitare enfasi inutili, anche grafiche, significa rispettare la chiarezza e l’eleganza della lingua.
In conclusione, scrivere correttamente un’e-mail o una lettera non è solo una questione di forma, ma anche di contenuto e di attenzione verso il destinatario. L’uso consapevole delle formule di apertura, delle maiuscole, delle abbreviazioni e della punteggiatura non è semplice galateo linguistico, ma segno di competenza comunicativa e di rispetto per l’altro. Per saperne di più rimandiamo a questo articolo redatto dall’Accademia della Crusca: Alle nostre egregie lettrici e ai nostri gentili lettori…
